安徽建筑大学教学档案建设与管理办法

校字〔2014〕196号

   为了加强本科教学类档案（以下简称“教学档案”）的管理工作，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化，根据《高等学校教学档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第一章 总　则

   第一条 教学档案是指学校在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录材料。

   第二条 教学档案记录和反映了学校教学建设的发展历程，是学校档案的主体、核心和重点。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，也是办好学校的重要基础工作。

   第三条 学校各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理以及维护档案的完整、准确、系统与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第二章 教学档案管理

   第四条 根据《安徽建筑大学档案管理办法》，学校综合档案室负责集中统一管理全校的教学档案。

   第五条 教学档案中部分类目，如本科生考试试卷、毕业论文、实习报告、新生录取通知书存根及各项具体的教学教务管理材料，按集中存放、分别管理的原则，由教学单位保存，学校档案部门及教务处对其实施指导和监督。

   第六条 部分已归档至校档案部门的教学档案，为便于教学和教学管理工作，教务处和各教学单位需要在本部门另有备份。不属于校档案部门归档范围的教学档案，本部门要保存完整的原始资料。

   第七条 各教学单位分管教学负责人具体分管教学档案工作，并确定专人负责教学档案整理保管。在业务上接受学校档案室及教务处的指导，按学校及教务处的要求移交相关教学档案。各教学单位应有专门的档案柜保存教学档案，以确保完整、准确、系统地保存教学档案。

   第八条 教学档案实行分级管理，编目造册。建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的作用。教学档案管理，应充分使用现代化管理手段。教学档案工作应列入各教学单位规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

   第九条 校档案部门和教务处对各教学单位的教学档案管理工作进行定期检查。

第三章 教学档案归档

   第十条 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。

   第十一条 归档的教学文件材料，必须反映学校及教学单位教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

   第十二条 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的系统性特点。

   第十三条 应向学校档案部门移交的教学档案归档范围和归档要求，参照《安徽建筑大学档案管理办法》和《安徽建筑大学文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

   第十四条 教学档案一般包括：教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案等。各级教学管理部门都要建立教学档案，教学档案的范围包括：

   1．上级教育主管部门及学校下达的政策性、指导性文件及有关规定；

   2．教学基本建设的各种规划和计划；

   3．自编教材、教学参考资料、实验指导书、习题集、试题库（试卷库）、试卷分析以及各种声像资料等；

   4．学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结、实习总结等；

   5．课程设计任务书、毕业设计（论文）任务书、毕业设计（论文）；

   6．学生录取通知书存根、学生学业成绩、学籍变动情况、学生座谈会记录整理分析、毕业生质量跟踪调查、毕业资格审核等材料；

   7．教学改革进展情况、教学研究计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；

   8．教师业务档案、各种奖励及成果；

   9．教师评教材料、教研室业务活动纪录材料、督导组（室）活动材料、教学工作会议纪要等；

   10．其他有必要建档的教学文件和资料。

   第十五条 归档的档案主要包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围与保管期限见附件。

第四章 教学档案整理

   第十六条 各教学单位在学年（学期）布置工作时，同时向专业系（教研室）、办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。各教学单位有关人员按材料类别分别积累教学档案材料，并定期进行整理。

   第十七条 归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。教学档案一般归档一份，重要的教学文件材料，各教学单位根据实际情况，酌加副本。

   第十八条 根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用考查进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷（盒），便于利用。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷（盒）；也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少者合组成一卷（盒）。

   第十九条 建档材料应加制封面，注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷（盒）内原则上应建立材料目录，以便查找。卷（盒）上应标注编号，完整填写相应的栏目。

   第二十条 各种文字材料大小均为16K（或A4）本，图件按此规格折叠。不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。

   第二十一条 属专项档案的材料，已归于其他类档案的，应在教学建档的相应卷（盒）内注明去向或复制相应材料；打印件的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用；属手写的文字材料，填写过程中一律使用钢笔填写，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得复写。

第五章 教学档案利用

   第二十二条 单位或个人需查阅学校档案部门所保存的教学档案，应持单位介绍信，经有关部门负责人同意后，方可查阅。如需利用涉密档案，须经有关校领导批准。

   第二十三条 教务处和各教学单位对教学档案的借阅使用，应根据自身的实际情况制定可行的借阅办法，确保档案的安全、合理、有效利用。

   第二十四条 学校档案部门应采取多种形式积极开展档案宣传工作，加强对教学档案的研究和信息资源开发，有计划地编辑出版教学档案参考资料。

第六章 教学档案岗位职责

   第二十五条 教务处负责校级教学档案的建立和全校教学档案的宏观管理，各教学单位负责本单位教学档案的具体管理。

   第二十六条 教学单位分管教学负责人职责

   1．制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

   2．加强与教学单位内有关职能部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

   3．对本教学单位内管理人员和专（兼）职教学档案管理员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

   第二十七条 教学单位专（兼）职教学档案管理员职责

   1．做好本教学单位内教学建档材料的形成积累工作，督促有关人员按时上交教学建档材料。做好存放在本部门的教学档案保管、利用等工作。

   2．将收集、积累的文件材料整理组卷（盒），做到组卷（盒）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐；及时向学校有关职能部门移交应交档案。

   第二十八条 专业系（教研室）主任职责

   1．负责收集专业系（教研室）的教学文件、集体备课记录、专业系（教研室）业务活动纪录、试卷、毕业设计（论文）等，完整填写相应信息，向本单位专（兼）职教学档案员移交。

   2．督促本专业系（教研室）教师上交各种业务档案。

第七章 附　则

   第二十九条 本办法自发布之日起施行，原《安徽建筑工业学院教学档案建档方案》（建院函〔2005〕119号）同时废止，由教务处负责解释。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　安徽建筑大学

2014年12月29日印发