为规范我校档案工作的管理，确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，长期有效地为学校和国家积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据国家公文有关标准，将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下：
一、文件材料的书写要求
（一）各类档案文件材料载体符合国家规范要求，归档纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强，书写流畅的标准。
（二）公文用纸幅面尺寸、规格要统一规范，党政机关的公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格；图纸的纸质材料和规格，按行业规范执行。
（三）声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时，底片也应随之归档。
二、文件材料载体使用要求
（一）各类档案文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。
（二）学校各级领导、各部门不论是草拟、缮印公文，或是填写报表，签字批注，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水或黑色签字笔。不得使用易褪色的铅笔、普通圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等，特殊情况下，以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。
（三）各类归档文件材料需要使用计算机打印时，须用激光打印，不得使用色带、喷墨打印。已形成的色带、喷墨打印的文件材料，归档时必须随有复印件。
（四）需要归档的传真电报和其他传真件，归档时必须附有复印件。
（五）重要归档文件材料的公章用印要使用印泥、原子印油或光敏印油，不得使用印油（印台油）。
（六）归档的文件材料，在起草、修改、签批时，要留足空白位置，左边距不少于25㎜，其他边距不少于15㎜。
三、监督检查
学校各归档文件整理单位（部门）应加强文件材料的拟定、缮印、签批及立卷归档工作的监督检查，对不符合要求的文件材料应整理后再归档移交。
四、具体的单份文件归档整理方法操作流程图见附件
安徽建筑大学单份文件归档整理方法操作流程图.pdf
